Dataskydd

Arbetslöshetskassan Ote 
FO-nummer: 0221266-4 
Adress: Järnvägsmannagatan 6, 00520 Helsingfors (Besöksadress: Klockbron 7, 00520 Helsingfors) 
Tfn.: 09 4279 9000 (Vänligen kontrollera de aktuella telefontiderna här)
E-post: asiakaspalvelu@ote-kassa.fi  

Vänligen kontakta oss i första hand via den elektroniska e-tjänsten Otenetti.
 

Arto Pirinen 

tietosuojavastaava@ote-kassa.fi 

Medlems- och betalningsregister för Arbetslöshetskassan Ote

Behandlingen av personuppgifter grundar sig huvudsakligen på artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679, det vill säga uppfyllandet av en rättslig skyldighet. Skyldigheten baseras på 1 § i lagen om arbetslöshetskassor (603/1984). Personregisteruppgifter används för att ordna de förmåner som arbetslöshetskassan (nedan kassan) verkställer enligt gällande lagstiftning, såsom inkomstrelaterad dagpenning enligt lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002), för att betjäna medlemmarna i frågor som gäller medlemskap och förmåner, för att utveckla kassans verksamhet samt för relaterade åtgärder, såsom medlemsenkäter. Kassan kan inte verkställa utbetalning av förmåner som den handlägger om den registrerade inte lämnar de uppgifter som behövs för handläggningen av förmånerna.

Dessutom kan vi behandla uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen) i situationer där vi utreder eventuella missbruk, vid riktad kommunikation och marknadsföring samt vid bildande och behandling av statistiskt material.

De uppgifter som behandlas består av följande typer av information om medlemmar, personer som ansöker om medlemskap och tidigare medlemmar.

Registerinnehåll:

Kassan samlar endast in uppgifter som behövs för handläggning av medlemmens förmånsansökningar samt för medlemsservice och utveckling av denna. Nedan listas de vanligaste insamlade uppgifterna. Listan är inte uttömmande.

Grundläggande personuppgifter, såsom:

• Efternamn, förnamn
• Personbeteckning
• Eventuell tidigare personbeteckning
• Språk
• Postadress, postnummer
• Landskod
• Telefonnummer
• E-postadress

Bankförbindelse och medlemsuppgifter, såsom:

• Datum för anslutning till kassan
• Datum för utträde ur kassan, orsak till utträde

• Uppgifter om arbetslöshetskasseavgifter

• Bankkonto
• Föregående arbetslöshetskassa
• Datum för utträde ur föregående arbetslöshetskassa, orsak till utträde

Andra uppgifter, såsom:

• Utlåtanden från arbetskraftsmyndigheten och Sysselsättnings-, utvecklings- och förvaltningscentret (UF-centret)
• Uppgift om spärrmarkering
• Uppgift om personen önskar få delgivningar per brev i stället för elektronisk delgivning
• Uppgift om eventuell intressebevakning och fullmakt

Uppgifter som påverkar förmånen och utbetalningen, såsom:

• Lön som utgör grund för dagpenning och dagpenningens belopp.

• Medlemmens löneinkomster, jämkningsperiod och sociala förmåner som påverkar dagpenningens belopp.

• Indrivningar som kassan verkställer enligt lag (t.ex. utsökningar och indrivningar från Folkpensionsanstalten (FPA))

• Beräkningar av den maximala utbetalningsperioden och ackumuleringen av dagarna 
• Utbetalda förmåner, givna beslut och uppgifter om finansieringsandelar.
• Anmälan till Sysselsättningsfonden om rätt till omställningsskydd och tilläggsdagar samt om erhållande av arbetslöshetsdagpenning vid 63, 64 eller 65 års ålder
• Förskottsinformationsuppgifter
• Uppföljning av arbetsvillkoret och löneuppgifter i anslutning till det samlas i registret. 
• Uppgifter om återkrav av kassans förmåner samt uppgifter och dokument som hänför sig till eventuell återkravssituation eller tvist om anställningens upphörande.
• Besvär samt uppgifter som hänför sig till ändringssökande (bl.a. arbetskraftsmyndighetens tilläggsutlåtanden, beslut från besvärsinstansen)

Medlemmens handlingar samlas i registret. Handlingarna kan vara sådana som medlemmen lämnat in om sig själv eller handlingar som någon annan utomstående part lämnat in (t.ex. arbetsgivaren, FPA).

Medlemmarna kan vara i kontakt och ändra sina kontaktuppgifter via den elektroniska nätservicen. Kontakter och ändringar av kontaktuppgifter lagras i registret Även de brev som Kassan har skickat till sina medlemmar samlas i registret.

Informationskällor 

Till registret fås uppgifter regelmässigt från de ansökningar om medlemskap och förmåner som medlemmen lämnar in samt från de myndigheter som nämns i 13 kap. 1 § i lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002), såsom:

• Från det nationella inkomstregistret (Inkomstregistret)
• Från arbetskraftsmyndigheterna och UF-centret
• Från FPA och andra arbetslöshetskassor
• Från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 
• Från pensionsanstalter 
• Från arbetsgivare, uppdragsgivare eller annan som anlitar arbete

Uppgifter samlas in från andra än den registrerade utöver de ovan nämnda. Dessa uppgifter är till exempel:

• Fackförening och arbetslöshetskasseavgifter som betalats till den
• Uppgifter om förskottsinnehållning från Skatteförvaltningen en gång per år och via direktöverföring på medlemmens begäran
• Arbetspensionsuppgifter för beräkning av arbetshistorik från Pensionsskyddscentralen
• Uppgifter om när straff börjar och slutar av straffanstalter; straffanstalten ska lämna uppgifterna omedelbart när en person tas in till anstalten.
• Folkpensionsanstalten ska underrätta arbetslöshetskassan i fråga om en mottagare av inkomstrelaterad dagpenning eller dennes make beviljas stöd för hemvård enligt lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn.
• Arbetslöshetskassan har trots sekretessbestämmelserna och andra begränsningar som gäller erhållande av uppgifter rätt att av Skatteförvaltningen avgiftsfritt få sådana uppgifter om inkomsterna för personer som erhåller arbetslöshetsförmåner och som behövs för att utreda missbruk av dessa förmåner.

Samtal som rings till Arbetslöshetskassan Otes telefonservice spelas in. Även samtal som rings ut från kassan i samband med kundservice spelas in. Kunderna informeras om inspelningen av samtalen. Inspelningarna kan användas för intern utbildning av personalen samt för att förbättra kundservicens kvalitet och utveckla tjänsterna. Inspelningarna kan även behandlas av säkerhetsskäl, för att förebygga missbruk samt för att utreda rättsliga krav riktade mot kassan. Från samtalen samlas samtalstid, samtalets längd och namnet på den tjänsteman vid arbetslöshetskassan som hanterade samtalet.

Vi följer kundupplevelsen med hjälp av feedbackenkäter baserade på samtal i telefonservicen. Vi samlar in personens telefonnummer och svar. Vi kan koppla ihop svarspersonen med svaret.

Uppgifter lämnas ut i de situationer som stadgas i 13 kap. i lagen om utkomstskydd för arbetslösa till de myndigheter som har rätt att få uppgifter. Även med stöd av annan lagstiftning kan uppgifter lämnas ut på begäran och vid behov. I sådana fall lämnas uppgifter endast i den omfattning som den som begär uppgifterna behöver för att fullgöra sin lagstadgade uppgift.

Uppgifter om medlemskap, utbetalda förmåner och fattade beslut lämnas till ministerier, Finansinspektionen, Pensionsskyddscentralen, inkomstregistret, utsökningsmyndigheten, Sysselsättningsfonden och andra myndigheter. Kassan har rätt att lämna ut uppgifter som den innehar till arbetskraftsmyndigheten om omständigheter som påverkar de arbetskraftspolitiska villkoren för att få arbetslöshetsförmån. Uppgifter kan även lämnas vidare till behörig myndighet för utredning och åtal av överträdelser och brott.

Personuppgifter behandlas också av leverantörer av datasystem och tjänster på grundval av avtal. Med leverantören har ett avtal ingåtts där behandlingen av personuppgifter definieras och kraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen fastställs. Arbetslöshetskassan kan även anlita andra personuppgiftsbiträden som på grundval av avtal får behandla personuppgifter för att utföra avtalade uppgifter (t.ex. genomförande av medlemsnöjdhetsenkäter).

Kassan kan, när vissa villkor är uppfyllda, automatiskt fatta beslut vid handläggning av fortsatta ansökningar om inkomstrelaterad dagpenning som justeras med inkomster.

Kassan utför ingen profilering.

Uppgifter överförs i regel inte utanför EU- eller EES-området och inte heller till internationella organisationer. Vissa fackföreningar som fungerar som personuppgiftsbiträden för medlemmar anlitar IT- eller andra tjänster från aktörer vars verksamhet eller underbiträden, eller underbiträdenas verksamhet, är belägna utanför EU/EES-området. I dessa situationer kan behandling ske utanför EU/EES-området. I avtalen mellan kassan och organisationerna har man kommit överens om lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa de registrerades rättigheter och friheter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, såsom EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Lagringstider för uppgifter fastställs utifrån gällande lagar samt med hänsyn till ändamålet och behovet av behandlingen. Lagringstiderna för uppgifter har beskrivits i kassans interna plan för arkivering.

Alla anställda i Kassans avger en skriftlig tystnadsförbindelse och uppgifterna i registret används i enlighet med separat beviljad behörighet endast av de arbetstagare som behöver uppgifter i sitt arbete. Manuellt material förvaras i låsta lokaler.

Datasystem, där uppgifter lagras, är tekniskt skyddade och de finns i låsta och bra övervakade lokaler.

Informationsnätet är skyddat med brandmurar och andra tekniska åtgärder.

Systemen är skyddade med individuell användaridentifikation och lösenord, från användningen sparas loggfiler och utifrån dem övervakas användningen av uppgifterna.

Med andra parter som behandlar personuppgifter på avtalsbasis har skriftliga avtal ingåtts, där de åläggs att skydda uppgifterna på ett sätt som är lämpligt i förhållande till riskerna.

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera redogörelsen, till exempel på grund av förändringar i lagstiftningen och den praxis som följer därav. Den aktuella redogörelsen finns alltid på vår webbplats www.ote-kassa.fi.

Den registrerade har rätt att granska sina egna uppgifter i enlighet med artikel 15 i dataskyddsförordningen. Kassans medlemmar kan granska sina uppgifter direkt via Otes e-tjänst Otenetti på adressen https://.

För andra personuppgifter som behandlas ska begäran om granskning i första hand göras via ett meddelande som skickas genom e-tjänsten. Om medlemskapet har upphört och e-tjänsten därför inte är tillgänglig, ska begäran göras skriftligen på annat sätt. Begäran ska vara tillräckligt specificerad, och uppgifterna lämnas ut när mottagarens identitet och därmed rätt till uppgifterna har verifierats tillräckligt. Granskningen är avgiftsfri en gång per år.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål rättar felaktiga eller inexakta personuppgifter som rör den registrerade. Medlemmar kan rätta sina egna uppgifter i Otenetti https:// eller genom en skriftlig begäran.

Den registrerade har rätt att begära att uppgifter raderas i enlighet med artikel 17. Denna rätt begränsas av de situationer som beskrivs i artikel 17, där rätten till radering inte gäller, såsom kassans lagstadgade skyldighet att bevara uppgifter under en viss tid.

Den registrerade har rätt att begära begränsning av behandlingen i enlighet med artikel 18.

Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter överförda från ett system till ett annat på det sätt och i de situationer som beskrivs i artikel 20. Kassan använder en metod som gemensamt har överenskommits mellan arbetslöshetskassorna, vilket gör det enkelt att överföra medlemsuppgifter från en kassa till en annan.

Den registrerade har rätt att invända mot behandlingen av sina personuppgifter i vissa situationer som gäller kundkommunikation.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten (www.tietosuoja.fi) på det sätt som beskrivs i artikel 77, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig: Arbetslöshetskassan Ote 

Kontaktperson med ansvar för registret: Tuija Häkkinen 

Dataskyddsansvarig: Arto Pirinen (tietosuojavastaava@ote-kassa.fi) 

Behandlingens syfte och rättsliga grunder

Vi behandlar arbetssökandes personuppgifter i rekryteringsprocessen och i ärenden som hör till den, såsom hantering av ansökningar, information till sökande om rekryteringsprocessens gång, arrangemang av intervjuer samt bedömning av yrkesmässig eller personlig lämplighet. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är genomförandet av rekryteringsprocessen baserat på den ansökan du har skickat till oss samt vårt berättigade intresse.

Under vissa omständigheter och i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag kan vi även behandla personuppgifter för tillförlitlighetsbedömning eller bakgrundskontroll baserat på ditt samtycke.

Om du blir vald till tjänsten kommer de nödvändiga dokument som uppstått under rekryteringsprocessen att ingå i Arbetslöshetskassan Otes personalförvaltnings register över anställningsförhållanden.

Vi använder inte AI-system vid beslutsfattande som rör personal, såsom vid valet av person till en tjänst.

Behandlade uppgifter och informationskällor

Vi samlar in och behandlar endast sådana personuppgifter om arbetssökande som är nödvändiga för hantering av ansökningar och rekryteringsprocessen, såsom:

• Grundläggande uppgifter, t.ex. namn, hemadress, e-postadress, telefonnummer
• Uppgifter som ingår i din ansökan och tillhörande dokument, t.ex. utbildningsuppgifter, tidigare arbetslivserfarenhet, examina, språkkunskaper och referenser
• Uppgifter som samlas in och behandlas under rekryteringsprocessen, t.ex. information om rekryteringsprocessens gång, anteckningar om ansökan och eventuella intervjuer samt referenser

Dina personuppgifter kan samlas in på olika sätt. I huvudsak samlar vi in personuppgifter direkt från dig, såsom din ansökan med bilagor samt uppgifter som lämnas vid en eventuell intervju. I den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag kan vi även samla in personuppgifter från andra källor, såsom offentliga databaser eller en offentlig profil som du har angett (t.ex. LinkedIn-profil) eller från referenser med ditt samtycke.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Vi lämnar ut personuppgifter till tredje parter endast:

• i den omfattning som lagen tillåter och kräver,
• när våra avtalspartners behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner (t.ex. HR-system eller externa rekryteringskonsulter). Vi säkerställer alltid att dina personuppgifter hanteras korrekt och säkert,
• när vi anser att utlämnande av personuppgifter är nödvändigt för att tillvarata våra rättigheter, skydda din eller andras säkerhet eller berättigade intressen, utreda missbruk eller svara på en myndighets begäran,
• med ditt samtycke till de parter som samtycket avser, t.ex. referenser.

Uppgifter överförs som huvudregel inte utanför EU eller EES och inte till internationella organisationer.

Lagringstid och skydd av uppgifter

Dina uppgifter behandlas aktivt endast under rekryteringsprocessen. Efter att processen har avslutats lagras dina uppgifter på grundval av vårt berättigade intresse i två år från beslutsdatumet. Vi tillämpar samma tvåårsgräns även för öppna ansökningar som skickats till oss. Lagring av uppgifter baserat på vårt berättigade intresse är nödvändigt exempelvis för eventuella framtida rekryteringsbehov och/eller för att kunna visa att vi följer lagstadgade krav. I sådana situationer behandlas uppgifterna dock inte om det inte finns en rättslig grund enligt lag.

Uppgifterna skyddas tekniskt och organisatoriskt på ett sätt som motsvarar riskerna. Till exempel ges åtkomst endast till de parter som deltar i HR-processen och relaterade processer, och endast i den omfattning som de behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.

Dina rättigheter enligt dataskyddet

Du har:

• rätt att ta del av uppgifterna och få en skriftlig kopia av dem
• rätt att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• rätt att få onödiga uppgifter raderade. Observera dock att personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som anges i denna beskrivning, eller som lagen kräver att vi bevarar, inte kan raderas.
• rätt att invända mot eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter i den omfattning som tillämplig lag medger
• rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Därefter behandlar vi inte personuppgifterna, om det inte finns en annan rättslig grund för behandlingen.
• rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om behandlingen av personuppgifter inte är laglig eller om dina rättigheter har kränkts. Kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheten, Dataombudsmannens byrå, finns på www.tietosuoja.fi.

Du kan utöva dessa rättigheter genom att kontakta de parter som anges i kontaktuppgifterna. Var beredd att styrka din identitet i sådana fall.

Ändring av beskrivningen

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera beskrivningen. Den aktuella versionen finns alltid på vår webbplats.

På vår webbplats används cookies. De är små datafiler som överförs till din dator när du besöker webbplatsen. Cookies sparas tillsammans med de filer som används av webbläsaren. Vissa cookies används under en webbläsarsession, andra under en längre tid.

Cookies kan delas in i fyra kategorier: nödvändiga, funktionella, analytiska och marknadsföringscookies. Vissa cookies är nödvändiga för webbplatsens tekniska funktion. Dessa cookies samlar inte in information om användaren som kan användas för marknadsföring eller för att komma ihåg användarens val på webbplatsen.

Funktionella cookies förbättrar webbplatsens funktion genom att till exempel komma ihåg de val du tidigare gjort på webbplatsen. Analytiska cookies samlar in anonym information för statistik och utveckling av webbplatsen. Marknadsföringscookies används för att rikta reklam till webbplatsens användare. Dessutom kan webbplatsen innehålla tillägg för sociala medier som du kan använda när du är inloggad på ditt konto.

Cookies som används på denna webbplats och deras varaktighet

På webbplatsen används tjänsten Matomo. Dessa cookies samlar in anonym data för analysändamål. Matomo samlar in anonym och statistisk information om webbplatsens användning, såsom antal sidvisningar, besökets längd och vilken enhet som används. Den insamlade informationen kan inte användas för att identifiera en enskild användare.

Matomos cookies har varierande varaktighet: vissa raderas automatiskt när webbläsarsessionen avslutas, medan andra lagras på användarens enhet i upp till några månader eller högst ett år. Lagringstiderna är begränsade och baseras på behovet av analys.

Om du inte vill ta emot cookies kan du antingen neka användningen här eller ändra inställningarna i din webbläsare så att du får en avisering varje gång cookies skickas till din dator.

Alternativt kan du blockera cookies helt. Användningen av cookies kan begränsas eller blockeras via webbläsarens inställningar (se webbläsarens hjälp för mer information). Observera att dina val är webbläsarspecifika, vilket innebär att du måste göra inställningarna separat i varje webbläsare du använder.

Om du blockerar alla cookies eller inaktiverar dem kan vissa funktioner på vår webbplats sluta fungera korrekt.