Tietosuoja

Työttömyyskassa Ote 
Y-tunnus: 0221266-4 
Osoite: Rautatieläisenkatu 6 (käyntiosoite Kellosilta 7), 00520 Helsinki 
Puhelinnumero: 09 4279 9000 (tarkistathan ajantasaiset puhelinpalveluajat täältä) 
Sähköposti: asiakaspalvelu@ote-kassa.fi  

Otathan ensisijaisesti yhteyttä sähköisen verkkoasioinnin Otenetin kautta.  
 

Arto Pirinen 

tietosuojavastaava@ote-kassa.fi 

Työttömyyskassa Otteen jäsen- ja maksatusrekisteri

Henkilötietojen käsittely perustuu enimmäkseen yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 c) kohtaan eli lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen. Velvoite perustuu työttömyyskassalain (603/1984) 1 §:ään. Henkilörekisteritietoja käytetään kulloinkin voimassa olevasta lainsäädännöstä johtuvien työttömyyskassan (jatkossa kassa) toimeenpanemien etuuksien kuten työttömyysturvalaissa (1290/2002) tarkoitetun ansioturvan järjestämiseen työttömyyskassan jäsenille sekä jäsenten palveluun jäsenyyttä ja etuuksia koskevissa asioissa, kassan toiminnan kehittämisessä sekä näihin liittyvissä toimissa, kuten esimerkiksi jäsenkyselyiden tekemisessä. Kassa ei pysty toimeenpanemaan kassan käsittelemien etuuksien maksamista, ellei rekisteröity toimita etuuksien käsittelylle tarpeellisia tietoja. 

Lisäksi saatamme käsitellä tietoja oikeutettuun etuumme (tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 f) kohta) perustuen tilanteissa, joissa selvitetään mahdollisia väärinkäytöksiä, viestinnän kohdentamisessa ja markkinoinnissa sekä tilastoaineiston muodostamisessa ja käsittelyssä.

Käsiteltävät tiedot koostuvat jäsenten, jäsenyyttä hakevien ja entisten jäsenten seuraavanlaisista tiedoista: 

Rekisterin sisältö: 

Kassa kerää vain tietoja, joita tarvitaan jäsenen etuushakemusten käsittelyssä sekä jäsenpalvelussa ja sen kehittämisessä. Seuraavana on listattu yleisimmät kerätyt tiedot. Listaus ei ole tyhjentävä. 

Perushenkilötiedot, kuten: 

• Sukunimi, etunimet 

• Henkilötunnus 

• Mahdollinen edellinen henkilötunnus 

• Kieli 

• Postitusosoite, postinumero 

• Maan tunnus 

• Puhelinnumerot 

• Sähköpostiosoite 

Pankkiyhteys ja jäsentiedot, kuten: 

• Kassaan liittymispäivä 

• Kassasta eropäivä, erosyy 

• Työttömyyskassamaksutiedot 

• Pankkitili 

• Edellinen työttömyyskassa 

• Edellisen kassan eropäivä, eroamissyy 

Muut tiedot, kuten: 

• Työvoimaviranomaiselta ja Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskukselta (KEHA-keskus) saadut lausunnot 

• Tieto turvakiellosta 

• Tieto, jos henkilö haluaa tiedoksiannot kirjeitse sähköisen tiedoksiannon sijaan 

• Tieto mahdollisesta edunvalvonnasta ja valtakirjasta 

Etuuteen ja maksatukseen vaikuttavat tiedot, kuten: 

• Päivärahan perusteena oleva palkka ja päivärahan suuruus 

• Jäsenen saamat palkkatulot, sovittelujakso ja päivärahan määrään vaikuttavat sosiaalietuudet 

• Kassan lain velvoittamana toimeenpanevat perinnät (esim. ulosotot ja Kansaneläkelaitoksen (Kela) perinnät) 

• Enimmäisaikalaskurit ja niiden päivien kertyminen. 
• Maksetut etuudet ja annetut päätökset sekä tieto etuuksien rahoitusosuuksista. 
• Ilmoitus Työllisyysrahastolle muutosturva- ja lisäpäiväoikeudesta sekä työttömyyspäivärahan saamisesta 63-, 64- tai 65-vuotiaana 
• Ennakonpidätystiedot 
• Työssäoloehdon seuranta ja siihen liittyvät palkkatiedot kertyvät rekisteriin. 
• Tiedot kassan etuuksien takaisinperinnöistä, ja mahdolliseen takaisinperintään tai palvelussuhteen päättymisriitaan liittyvät tiedot ja dokumentit. 
• Valitukset sekä muutoksenhakuun liittyvät tiedot (mm. työvoimaviranomaisen lisälausunnot, valitusasteen päätös) 

Jäsenyyteen ja etuuksien maksatukseen liittyvät asiakirjat kerätään rekisteriin. Asiakirjat voivat olla jäsenen itsensä toimittamia tai muun ulkopuolisen tahon toimittamia (esim. työnantaja, Kela). 

Jäsenet voivat ottaa yhteyttä ja muuttaa yhteystietojaan sähköisen palvelun kautta. Yhteydenotot ja yhteystietojen muutokset tallentuvat rekisteriin. Myös kassan jäsenilleen lähettämät kirjeet tallennetaan rekisteriin. 

Tietolähteet

Rekisteriin saadaan tietoja säännönmukaisesti jäsenen toimittamasta jäsen- ja etuushakemuksesta sekä työttömyysturvalain (1290/2002) 13 luku 1 §:ssä mainituilta tahoilta, kuten: 

• Kansallisesta tulotietojärjestelmästä (tulorekisteri) 
• Työvoimaviranomaisilta ja KEHA-keskukselta 
• Kelalta ja muilta työttömyyskassoilta 
• Digi- ja väestötietovirastolta  
• Eläkelaitoksilta 
• Työnantajilta, toimeksiantajalta tai muulta työn teettäjältä 

Tietoja kerätään muilta kuin rekisteröidyiltä edellä mainittujen lisäksi. Näitä tietoja on esimerkiksi: 

• Ammattijärjestö ja sille maksetut työttömyyskassamaksut 
• Ennakonpidätystiedot Verohallinnolta kerran vuodessa ja suorasiirrolla jäsenen pyynnöstä 
• Työeläketietoja työhistorian laskentaa varten Eläketurvakeskukselta 
• Rangaistuslaitokselta tiedot rangaistuksen alkamisesta ja päättymisestä; rangaistuslaitoksen on annettava tiedot välittömästi, kun henkilö otetaan rangaistuslaitokseen. 
• Kelan on ilmoitettava asianomaiselle työttömyyskassalle, jos ansioon suhteutetun päivärahan saajalle tai tämän puolisolle myönnetään lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta annetun lain mukainen kotihoidon tuki. 
• Työttömyyskassalla on oikeus salassapitosäännösten ja muiden tietojen saantia koskevien rajoitusten estämättä saada Verohallinnolta maksutta työttömyysetuuksien väärinkäytösten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot työttömyysetuuksien saajien tuloista. 

Työttömyyskassa Otteen puhelinpalvelunumeroon soitetut puhelut tallennetaan. Myös asiakaspalveluun liittyvät työttömyyskassasta ulos soitetut puhelut tallennetaan. Puheluiden tallentamisesta kerrotaan asiakkaille. Tallenteita voidaan hyödyntää henkilöstön sisäisessä koulutuksessa sekä asiakaspalvelun laadun parantamisessa ja palvelujen kehittämisessä. Tallenteita voidaan käsitellä myös turvallisuuden vuoksi, väärinkäytösten ehkäisyn tarkoituksessa sekä kassaan kohdistuvan oikeusvaateen selvittämisessä. Käydyistä puheluista rekisteriin kerätään soittoaika, puhelun kesto ja puhelun hoitaneen työttömyyskassan toimihenkilön nimi. 

Seuraamme asiakaskokemusta palautekyselyillä puhelinpalvelussa käytyjen puheluiden perusteella. Keräämme henkilön puhelinnumeron ja vastauksen. Voimme yhdistää vastaajan ja vastauksen.

Henkilötietoja luovutetaan työttömyysturvalain 13 luvussa säädetyissä tilanteissa niille viranomaisille, joilla on oikeus saada tietoja. Myös muun lainsäädännön nojalla tietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä ja tarvittaessa. Tällöin tietoja luovutetaan vain sen laajuisesti, kuin pyynnön esittäjä tarvitsee lakisääteisen tehtävänsä hoitamiseksi.  

Tietoja jäsenyydestä, maksetuista etuuksista ja annetuista päätöksistä annetaan ministeriöille, Finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, tulorekisterille, ulosottolaitokselle, Työllisyysrahastolle ja muille viranomaisille. Kassalla on oikeus luovuttaa tehtävässään haltuunsa saamiaan tietoja työvoimaviranomaiselle työttömyysetuuden saamisen työvoimapoliittisiin edellytyksiin vaikuttavista seikoista. Tietoja voidaan luovuttaa edelleen asianomaiselle viranomaiselle rikkomusten ja rikosten selvittämistä ja syytteeseenpanoa varten.  

Henkilötietoja käsittelee myös tietojärjestelmien ja palveluiden toimittajat sopimuksen perusteella. Toimittajan kanssa on tehty sopimus, jossa määritellään henkilötietojen käsittely ja sovitaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista vaatimuksista. Työttömyyskassa voi käyttää myös muita sopimukseen perustuvia käsittelijöitä, jotka pääsevät käsittelemään henkilötietoa sovittujen tehtävien suorittamiseksi (esim. jäsentyytyväisyyskyselyn teetättäminen).

Kassa voi antaa tiettyjen edellytysten täyttyessä automaattisesti päätöksiä ratkaistessaan tulolla soviteltavia työttömyysturvan ansiopäivärahan jatkohakemuksia. 

Kassa ei tee profilointia.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Osa käsittelijöinä toimivista jäseniä edustavista ammattijärjestöistä hankkii IT- tai muita palveluita sellaisilta toimijoilta, joiden toimintoja tai alikäsittelijöitä tai alikäsittelijöiden toimintoja sijaitsee EU/ETA alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa käsittelyä saattaa tapahtua EU/ETA alueen ulkopuolella. Kassan ja järjestöjen välillä tehdyissä sopimuksissa on sovittu asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.  

Tietojen säilytysajat määritetään kulloinkin voimassa olevien lakien pohjalta ja käsittelyn tarkoitus ja tarve huomioiden. Tietojen säilytysajat on kuvattu kassan sisäisessä arkistointia koskevassa suunnitelmassa.

Kaikki kassan työntekijät antavat kirjallisen vaitiolositoumuksen. Rekisterin tietoja käyttävät vain tietoja työtehtävissään tarvitsevat työntekijät erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien mukaisesti. Paperiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. 

Tietojärjestelmät, joissa tieto säilytetään, on teknisesti suojattu ja ne sijaitsevat lukitussa ja hyvin valvotussa tilassa. 

Tietoverkko on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. 

Järjestelmät on suojattu yksilöllisillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, käytöstä tallentuu lokitiedostot ja niiden perusteella valvotaan tietojen käyttöä. 

Muiden, sopimuksen perusteella henkilötietoa käsittelevien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa velvoitetaan suojaamaan tiedot asianmukaisesti riskejä vastaavalla tavalla.

Varaamme oikeuden muokata ja päivittää selostetta esimerkiksi lainsäädännön ja siitä johtuvan käytännön muuttumisen vuoksi. Kulloinkin voimassa oleva seloste löytyy verkkosivuiltamme www.ote-kassa.fi. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa omat tietonsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti. Kassan jäsenet voivat tarkistaa tietonsa suoraan Otteen verkkoasiointi Otenetistä, osoitteesta https:// 

Muiden käsiteltävien henkilötietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä ensisijaisesti verkkoasioinnin kautta lähetettävällä viestillä. Jos jäsenyys on päättynyt ja verkkoasiointi ei siten ole käytettävissä, pyyntö tulee tehdä muutoin kirjallisena. Pyynnön tulee olla riittävän yksilöity, ja tiedot luovutetaan, kun tietojen saajan henkilöllisyys ja siten oikeus tietoihin on riittävästi varmennettu. Tarkastus on maksuton kerran vuodessa. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Jäsenet voivat oikaista omia tietojaan Otenetissä https:// tai muuten kirjallisella pyynnöllä. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojaan poistettaviksi 17 artiklan mukaisesti. Tätä oikeutta rajaavat 17 artiklan kuvaamat tilanteet, joissa poisto-oikeutta ei ole, kuten kassan lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoa määräajan. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista 18 artiklan mukaisesti. 

Rekisteröidyillä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen 20 artiklan kuvaamalla tavalla ja tilanteissa. Kassalla on käytössään työttömyyskassojen kesken yhdessä sovittu menetelmä, jolla jäsenyystiedot saadaan siirrettyä yksinkertaisesti kassasta toiseen. 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä asiakasviestinnän tilanteissa.  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi) 77 artikla kuvaamalla tavalla, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt 

Rekisterinpitäjä: Työttömyyskassa Ote 

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö: Tuija Häkkinen 

Tietosuojavastaava: Arto Pirinen (tietosuojavastaava(at)ote-kassa.fi) 

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet 

Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissa ja siihen liittyvissä asioissa, kuten työhakemuksen käsittely, hakijoiden informointi rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestäminen sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden arvioiminen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointiprosessin toteuttaminen meille lähettämäsi hakemuksen perusteella sekä oikeutettu etumme. 

Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavan lain sallimassa laajuudessa voimme myös käsitellä henkilötietoja luotettavuusarviointiin tai taustaselvityksen tekemiseen antamasi suostumuksen perusteella. 

Jos tulet valituksi työtehtävään, rekrytointiprosessista muodostuneet tarpeelliset asiakirjat tulevat osaksi Työttömyyskassa Otteen henkilöstöhallinnon työsuhderekisteriä. 

Emme hyödynnä tekoälyjärjestelmiä henkilöstöön liittyvässä päätöksenteossa, kuten valittaessa henkilöä tehtävään.  

Käsiteltävät tiedot ja tiedonlähteet 

Keräämme ja käsittelemme vain sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työhakemusten käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta, kuten 

• perustiedot, kuten nimi, kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero 

• työhakemukseesi sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät dokumentit, kuten koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito ja suosittelijat 

• rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, kuten tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut sekä suosittelijat.

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan sinulta, kuten hakemuksesi liitteineen sekä mahdollisessa haastattelussa annetut tiedot. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista tai ilmoittamastasi julkisesta profiilista (esimerkiksi LinkedIn-profiili) tai suostumuksesi perusteella suosittelijoilta tms. 

Tietojen luovuttaminen ja siirto 

Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille vain: 

• lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa, 

• kun sopimuskumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. HR-järjestelmä tai ulkoistetut rekrytointikonsultit). Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä. 

• kun uskomme, että henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden tai oikeutettujen etujen suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi. 

• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esim. suosittelijat. 

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. 

Säilytysaika ja tietojen suojaaminen 

Tietojasi käsitellään aktiivisesti vain rekrytointiprosessin ajan. Prosessin päättymisen jälkeen tietojasi säilytetään oikeutetun etumme perusteella kahden vuoden ajan valintapäätöksestä. Noudatamme kahden vuoden rajaa myös meille toimitetuissa avoimissa työhakemuksissa. Tietojen säilyttäminen oikeutetun etumme perusteella on tarpeen esimerkiksi mahdollisen uuden rekrytointitarpeen takia ja/tai lainsäädännön vaatimusten noudattamisen osoittamista varten. Tällaisissa tilanteissa tietoja ei kuitenkaan käsitellä, ellei siihen ole lain mukaista perustetta. 

Tiedot suojataan teknisesti ja organisatorisesti riskejä vastaavalla tavalla. Esimerkiksi niihin annetaan pääsyoikeus vain HR-prosessiin ja siihen liittyviin prosesseihin osallistuville tahoille ja vain niiltä osin kuin he kyseisiä tietoja tarvitsevat työtehtäviensä hoitamiseksi. 

Tietosuojaan liittyvät oikeutesi 

Sinulla on: 

• oikeus tutustua tietoihin ja saada tiedoista kirjallinen jäljennös 

• oikeus pyytää virheellisten / puutteellisten tietojen oikaisua 

• oikeus saada tarpeettomat tiedot poistetuksi. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. 

• oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. 

• oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta. 

• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojen käsittely ei ole lain- ja asianmukaista ja oikeuksiasi on loukattu. Valvontaviranomaisen, Tietosuojavaltuutetun toimiston, yhteystiedot löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi. 

Voit käyttää näitä oikeuksiasi olemalla yhteydessä yhteystiedoissa mainittuihin tahoihin. Varaudu tässä tapauksessa todistamaan henkilöllisyytesi. 

Selosteen muuttaminen 

Varaamme oikeuden päivittää selostetta. Kulloinkin voimassa olevan selosteen löydät verkkosivuiltamme. 

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Ne ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen. Osa evästeistä on käytössä selainistunnon ajan, osa pidempään. 

Evästeet voidaan jakaa neljään kategoriaan: välttämättömiin, toiminnallisiin, analytiikkaan ja markkinointievästeisiin. Osa evästeitä ovat välttämättömiä sivuston teknisen toiminnan kannalta. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.

Toiminnalliset evästeet taas parantavat sivuston toimintaa esimerkiksi muistamalla sivustolla aikaisemmin tekemäsi valinnat. Analytiikkaevästeet keräävät anonyymia tietoa tilastoja ja sivuston kehitystä varten. Markkinointievästeiden avulla voidaan esimerkiksi kohdentaa sivuston käyttäjälle mainontaa. Lisäksi sivustolla voi olla esimerkiksi sosiaalisen median laajennuksia, joita voit hyödyntää ollessasi kirjautuneena sometilillesi. 

Tällä sivustolla käytettävät evästeet ja niiden toiminta-aika 

Sivuilla käytetään Matomo- palvelua. Nämä evästeet keräävät anonyymia dataa analytiikkaa varten. Matomo kerää anonyymia ja tilastollista tietoa sivuston käytöstä, kuten sivujen katselukertoja, vierailun kestoa ja käytettyä päätelaitetta. Kerättyjen tietojen avulla ei voida tunnistaa yksittäistä käyttäjää.

Matomon evästeiden toiminta-aika vaihtelee, ja osa evästeistä poistuu automaattisesti selainistunnon päättyessä, kun taas osa säilyy käyttäjän laitteella enintään muutamasta kuukaudesta vuoteen. Evästeiden säilytysajat ovat rajattuja ja perustuvat analytiikan tarpeisiin.

Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit joko kieltää evästeiden käytön täällä, tai halutessasi muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi.

Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista). Huomaa, että valintasi ovat selainkohtaisia, eli sinun tulee tehdä haluamasi valinnat jokaisella käyttämälläsi selaimella erikseen. 

Jos estät kaikkien evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi oikein.